Access 2007 et les fichiers PDF

Peut-on exporter un état Access au format PDF (Acrobat Reader) ?

Oui ! Le pack Office 2007 prend enfin en charge le format PDF. Vous pouvez donc transformer en PDF vos documents Word, Excel, et surtout Access en ce qui nous concerne.

C’est l’un des points intéressants de ce nouveau pack : vous pouvez désormais transférer un état Access à quelqu’un d’autre, sans perdre la mise en forme.

Note
Si vous utilisez une version antérieure d’Access, consultez cet autre article du grenier.

Installer le complément XPS/PDF

En fait, la prise en charge du format PDF n’est pas installée par défaut avec le pack Office. Il faut donc commencer par installer un complément logiciel avant toute chose (l’opération n’est à faire qu’une seule fois, et le complément sera disponible pour le reste du pack Office, heureusement !).

La première solution consiste à démarrer Access, à cliquer sur le bouton Office (le logo Office rond, en haut à gauche de l’écran), puis à choisir Imprimer. Vous trouverez une option pour installer le complément.

Sinon :

  1. Connectez-vous au Centre de téléchargement Microsoft.
  2. Effectuez une recherche sur les mots-clés pdf office 2007.
    Vous accédez à la page du « Complément Microsoft Office 2007 – Enregistrement en XPS ou PDF« .
  3. Vous devrez probablement passer par une étape d’installation d’un ActiveX nommé « Office Genuine Advantage » sur votre machine, dont le rôle est de vérifier l’authenticité de votre équipement.
  4. Dans la boîte qui se présente ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer. Faites en sorte que le fichier à télécharger soit placé dans votre dossier Documents.
  5. Quittez tous les logiciels en cours d’exécution, et double-cliquez sur le fichier téléchargé précédemment (SaveAsPDFAndXPS.exe). Suivez les étapes d’installation.
Autre méthode
Vous pouvez également démarrer Access, cliquer sur le bouton Office, puis sur Enregistrer sous / Rechercher des compléments pour d’autres formats de fichiers. L’ensemble de la procédure est sensiblement identique…

Imprimer en PDF

A partir de maintenant, vous pouvez imprimer n’importe quoi (dont les états Access) en PDF.

  • Une option de menu est disponible dans le bouton Office / Publier.
  • D’autre part,Une icône PDF ou XPS s’affiche sur le ruban, lorsque le contexte le permet (lorsque vous avez ouvert un état, notamment).

Attention
Pour ceux qui auraient lu trop vite : je rappelle que la procédure s’applique à Office 2007 uniquement. Ce n’est donc pas la solution pour imprimer en PDF dans les versions 2003 et précédentes !

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16 réponses

  1. Hervé Inisan dit :

    Binger > Quelques pistes dans le monde Self-Access 🙂 :

    Il y a plein d’autres sites sur Access, Google est ton ami. 🙂

  2. BINGER dit :

    je cherche des cours pour débutant

  3. Hervé Inisan dit :

    Baba75 > Pour expédier le document par mail, tu trouveras des articles dans cette rubrique du blog. Comme il s’agit d’une pièce jointe externe, il faut privilégier les solutions Outlook ou libMAIL. Ouala !

  4. Baba75 dit :

    Bonjour Hervé, je viens de trouver la méthode pour fusionné plusieurs états indépendant en un seul http://www.developpez.net/forums/d7
    Mais maintenant je cherche la commande pour envoyé directement par mail le fichier PDF dont le chemin complet et son nom sont déclaré dans une variable au sein de mon formulaire
    Cordialement
    Alain

  5. Hervé Inisan dit :

    Baba75 > A priori, non. Il existe des utilitaires pour fusionner plusieurs PDF, donc ça peut déjà se faire manuellement. Maintenant, le tout est de voir si cette fusion est possible par code. Je n’ai pas creusé sur PDFCreator mais ça pourrait être une piste (parce que PDFCreator est programmable COM).

    • RJ45 dit :

      Pour poursuivre les propos d’Hervé, c’est effectivemment possible en VBA avec PDF Creator pour « fusionner » plusieurs états lors de l’impression en PDF. Il suffit d’utiliser le paramètre « .cCombineAll » (qui gère la file d’attente d’impression de PDF Creator) dans le code proposé par Hervé pour imprimer un état Access avec PDF Creator par exemple…

  6. Baba75 dit :

    Bonjour, je suis sous AC2007 et je dois éditer en PDF un état composé de plusieurs pages indépendante, pour le même client en cours de traitement,
    La commande ‘DoCmd.OutputTo acOutputReport, stDocName, acFormatPDF’
    me génère sans aucun problème mes docs page par page dans le répertoire spécifié. mais exist’il une commande pour fusionner plusieurs PDF en un seul ?
    Bien cordialement

  7. Hervé Inisan dit :

    nadine > S’il s’agit d’Access 97, c’est plutôt cet article qu’il faut voir (avec PDFCreator). Et je ne raisonnerais pas en « pages », mais plutôt en « enregistrements » : il y a sûrement un critère qui permet de différencier les pages (du genre : client 1 = page 1, client 2 = page 2…). Ce qui permettra d’appeler la fonction SaveAsPDF de l’autre article en lui transmettant un filtre qui va bien pour chaque page.

  8. nadine dit :

    bon, je vois que je ne suis pas la seule à galérer !
    je travaille sous access 97 et si j’arrive à générer un pdf à partir de mon état, j’ai moi aussi « la tartine » ! et comme j’aimerais pouvoir générer un pdf par page de l’état !!!
    je cherche encore. si je trouve, je laisse un msg…
    sinon, Hervé, je veux bien de ta piste !
    à + Nadine.

  9. Hervé Inisan dit :

    bob > J’ai prévu un article complémentaire qui devrait aider, pour le 13/10 (pas le temps de le boucler d’ici là :-)).

  10. bob dit :

    Super vos problêmes, j’en bave! Ni sous Full 2007 ni sous Runtime il est possible d’imprimer ou exporter en PDF une page choisie d’une Table Formulaire. Il faut à chaque foi exporter toute la tartine puis sélectionner la page et ainsi de suite. J’ai regardé un peu partout si sur base de asSelect de cmdPrint il n’y aurait pas moyen d’aller vers PDF ? Rien trouvé de probant. A+ Bob

  11. Hervé Inisan dit :

    bill > La parenthèse, tout simplement pour les gens qui utilisent ce bouton sans lui donner de nom. C’est juste pour que tout le monde soit d’accord 🙂

    PS : J’ai publié le commentaire mais enlevé le lien, qui est signalé suspect par mon anti-spam…

  12. bill dit :

    merci pour ce billet, c’est topujours intéressant de vous lire. Jev me demandais cependant pourquoi cete parenthèse : « le logo office rond, en haut a gauche de l’ecran » ? 🙂

  13. Hervé Inisan dit :

    Aldo > Est-ce que les pages sont différenciées d’une manière ou d’une autre ? Par exemple, est-ce qu’il s’agit de 20 pages pour 20 clients, qui ont chacun un numéro différent ?

  14. Aldo dit :

    Bonjour,

    J’aimerais savoir si il est possible d’imprimer en pdf un état page par page (un formulaire de 20 pages en 20 fichiers pdf différents). Cette solution était possible avec PdfCreator, mais malheuresement ça ne marche plus sous Vista.

    Si vous avez une réponse…

    Merci.

  15. Naphta dit :

    Bonjour,
    Est-il possible de distribuer SaveasPdf avec le runtime, « oui » est la réponse de chez Microsoft. Dans la réalité cela ne fonctionne pas avec un poste qui n’a pas Access 2007 full.
    Tests effectués avec des postes équipés de Office 2007 Basic sous Vista ou XP où l’on constate par ailleur que le convertisseur fonctionne avec Word ou Excel.
    Savez-vous quelque chose a ce sujet ?
    D’avance merci de votre contribution à ce problème.

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