Imprimer en PDF avec PDFCreator

Je voudrais transmettre un état Access à quelqu’un d’autre (par e-mail, notamment). Quel est la meilleure solution ?

Transmettre un état : le problème

Un état peut avoir une mise en forme un peu complexe : polices, couleurs, encadrements, images… Lorsque vous l’imprimez directement, il n’y a pas de problème particulier. Mais si vous l’exportez dans d’autres formats (RTF par exemple), vous risquez de perdre une (bonne ?) partie de la mise en page. Il y a plusieurs parades possibles :

  • Transmettre votre état au format Snapshot (extension .snp).
    Avantage : la solution est intégrée à Access, depuis déjà plusieurs versions.
    Inconvénient : votre interlocuteur doit installer un logiciel spécifique (la « visionneuse » Snapshot Viewer) pour consulter les fichiers .snp. Cette visionneuse est gratuite, mais il faut quand même la télécharger, l’installer, etc. Par ailleurs, Snapshot Viewer ne fonctionne que sous Windows.
  • Transmettre votre état au format PDF (extension .pdf).
    Avantage : tout le monde dispose sur sa machine de la visionneuse Acrobat Reader.
    Inconvénient : l’impression en PDF n’est pas intégrée à Access, ni à Office, d’une manière générale. Sauf…

Imprimer PDF sous Office 2007

Si vous utilisez Office 2007, l’impression PDF est enfin disponible sur cette version. Vous pouvez donc oublier la suite de cet article ; allez plutôt lire cette page.

Imprimer PDF sous Office 2003 et inférieur

Le principe général consiste à installer une imprimante PDF sur votre ordinateur. Il existe des solutions payantes comme Adobe Acrobat, AvantQuest eXpert PDF… et aussi des solutions gratuites comme Ghostscript ou PDFCreator. J’ai écrit il y a quelque temps un article sur l’installation et le paramétrage de Ghostscript. Depuis, PDFCreator est apparu, et il simplifie énormément l’utilisation de Ghostscript (qui est utilisé « en arrière-plan »). On va donc utiliser PDFCreator ici :

  1. Téléchargez PDFCreator (sans espace) à cette adresse http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/
    Je rappelle que le logiciel est gratuit.
  2. Installez le logiciel sur votre machine.
    L’opération ajoute une imprimante virtuelle à votre ordinateur. Au lieu d’imprimer « physiquement sur papier », cette imprimante transforme les ordres d’impression en commandes PDF. Le résultat n’est plus une page papier, mais un document PDF.
  3. Vous pouvez ensuite imprimer dans Access (ou dans n’importe quel logiciel) par la commande classique Fichier / Imprimer.
    Consultez le screencast de ce billet pour une démo.
Info
PDFCreator peut également être programmé, en VBA notamment. Ca veut dire qu’on peut automatiser l’impression d’un état en PDF à partir d’Access. Un autre article bientôt ?

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4 réponses

  1. Les fichiers PDF – aller plus loin

      Qu’est ce qu’un pdf ou un fichier acrobat ? http://fr.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format Le télécharger : Astuce : marre d’Acrobat de plus en plus lourd et long à s’ouvrir ? essayez un autre reader : http://www.f……

  2. JJ dit :

    Je travaille avec access 2002
    Je suis également intéressé par la possibilité de créer un état pdf dans le code VBA

    JJ

  3. Hervé Inisan dit :

    Comme dit dans l’article, Access 2003 ne gère pas d’impression PDF « nativement ». Il faut donc passer par une imprimante virtuelle (par ex. PDFCreator).

    Il y aura un article bientôt sur l’automatisation du processus en VBA… Stay tuned!

  4. titisoft dit :

    PDFCreator peut également être programmé, en VBA notamment. Ca veut dire qu’on peut automatiser l’impression d’un état en PDF à partir d’Access. Un autre article bientôt ?

    merci ou trouvez la solution sur access 2003

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