Concaténer le même champ de plusieurs enregistrements

Une question qui revient fréquemment sur les forums et sur le blog : j’ai une table de personnes avec par exemple un champ Nom. Je souhaiterais obtenir la concaténation de tous les noms de personnes. En d’autres termes, reprendre le nom de chaque ligne, et l’ajouter aux noms précédents. Comment faire ?

Principe

Pour parcourir plusieurs enregistrements et leur appliquer une opération spécifique – ici la concaténation -, il faut passer un objet Recordset en VBA.

Et tant qu’à écrire du code, on va en profiter pour personnaliser (un peu) le résultat : il sera possible de choisir le nombre de champs à concaténer, ainsi que les délimiteurs de lignes et de colonnes. Tout ça sera plus clair dans la suite, suivez le guide ! 🙂

Voici la table qui servira d’exemple dans cet article :

Le code

Recopiez ce qui suit dans un module standard de votre base de données.

Comme vous le voyez, la fonction reçoit 5 paramètres, dont seuls les deux premiers sont obligatoires :

• Le premier paramètre est le nom de la table à traiter. Il peut en fait s’agir d’une table, d’une requête, ou d’une instruction SQL complète (du type : SELECT * FROM [Ma table] WHERE...").
• Le deuxième paramètre est un tableau (Array) donnant la liste des champs à concaténer.
• Le troisième paramètre permet de définir le délimiteur de lignes. En d’autres termes la séquence de caractères qui séparera chaque ligne de table. Cette valeur est facultative, elle vaut par défaut ", " (virgule puis espace).
• Le quatrième paramètre permet de définir le délimiteur de colonnes (ou de champs, c’est la même chose). A savoir la séquence de caractères qui séparera les différents champs d’une même ligne. Cette valeur est facultative, elle vaut par défaut " " (espace).
• Enfin, le dernier paramètre doit valoir True ou False. Il permet d’intégrer ou non les valeurs vides de chaque ligne. Par défaut, ces valeurs sont ignorées. On considère qu’il faut ignorer des valeurs si l’ensemble des champs concaténés, sur une même ligne, sont vides.

Utilisation de base

Pour tester la fonction :

1. Faites apparaître la fenêtre Exécution ([Ctrl] + G).
2. Tapez les lignes qui suivent dans cette fenêtre.
3. Validez par la touche [Entrée].

Pour que la fonction retourne un résultat, il faut lui fournir au moins 2 paramètres : la source de données (table, requête ou instruction SQL), et la liste des champs à traiter. Ce qui donne, dans la fenêtre Exécution :

Inisan, Zeblouze, Versaire, Versaire, Gates, Ballmer, Skywalker, Skywalker

Dans cet exemple, un seul champ est traité.. Pour ajouter le prénom, faites ceci :

Inisan Hervé, Zeblouze Agathe, Versaire Laure, Versaire Elsa, Gates, Ballmer, Skywalker Luke, Skywalker Anakin

Personnalisation des délimiteurs

Vous voyez que le délimiteur de lignes est la virgule (suivie d’un espace), et que le délimiteur de colonnes est l’espace simple. Pour modifier ces deux délimiteurs, vous pouvez essayez ça :

Inisan.Hervé/Zeblouze.Agathe/Versaire.Laure/Versaire.Elsa/Gates./Ballmer./Skywalker.Luke/Skywalker.Anakin

Ou ça :

Inisan Hervé
Zeblouze Agathe
Versaire Laure
Versaire Elsa
Gates
Ballmer
Skywalker Luke
Skywalker Anakin

La constante vbCrLf (ou sa petite soeur vbCr) désigne un retour à la ligne. On s’en sert ici comme séparateur de lignes, justement, ce qui fait que les lignes s’affichent verticalement (mais toujours dans une seule chaîne de caractères).

Intégration des valeurs vides (null)

Si vous regardez attentivement la table de départ, vous noterez qu’une personne n’a ni nom ni prénom. Cette personne est ignorée par défaut de tous les résultats précédents. Si vous souhaitez quand même la prendre en compte, modifiez le dernier paramètre de la fonction MergeRows(), de cette manière :

Inisan Hervé, Zeblouze Agathe, Versaire Laure, Versaire Elsa, Gates, Ballmer, Skywalker Luke, , Skywalker Anakin

Cette fois, il y a 2 virgules entre Luke et Anakin Skywalker. L’emplacement vide entre les 2 virgules est la concaténation du nom et du prénom vides. Cette option ne devrait pas servir souvent, mais au cas où… 😉

Notez que si vous aviez choisi comme champs array("Nom", "Prénom", "Email"), notre homme invisible serait sorti dans les résultats de toute façon, et indépendamment du paramètre blnIncludeNulls = True… puisque son adresse email est renseignée.

Utilisation des paramètres nommés

Comme dans tout VBA, vous pouvez utiliser le nom des paramètres, plutôt que leur position, pour (parfois) simplifier le code. Dans l’exemple précédent, j’ai utilisé la position de 1 à 5 des paramètres pour leur donner une valeur. Mais ça m’a obligé de redéfinir les délimiteurs de lignes et de colonnes (paramètres 3 et 4), pour alimenter le cinquième paramètre à True.

Pour éviter de redéfinir les arguments 3 et 4, j’aurais pu écrire aussi :

Inisan Hervé, Zeblouze Agathe, Versaire Laure, Versaire Elsa, Gates, Ballmer, Skywalker Luke, , Skywalker Anakin

Types de sources

Comme il a été dit en début d’article, le premier paramètre de la fonction peut être :

• Une table quelconque de votre base de données (ex. : "tbl Destinataires")
• Une requête enregistrée
  quelconque (ex. : "rqt Destinataires par ordre alphabétique").
• Une instruction SQL SELECT.

Dans ce dernier cas, on peut se permettre des choses intéressantes, comme filtrer les données avant concaténation. Dans une procédure VBA (mais cette fois plus dans la fenêtre Exécution), vous pourriez écrire :

Et vous obtiendriez ceci dans la fenêtre Exécution :

Versaire Elsa, Versaire Laure

Pas forcément spectaculaire, mais si vous regardez bien, par rapport aux exemples précédents :

1. Seules 2 personnes sont extraites.
2. Elles sont triées par Nom et Prénom.
3. Non rien… 😉

Le mot de la fin

Dans cet article, on n’a traité que des exemples bruts, dans l’environnement VBA. Mais la fonction MergeRows(), comme toutes les fonctions VBA, peut bien sûr être utilisée ailleurs : dans les requêtes graphiques, dans les formulaires et les états notamment. Ça fera peut-être l’objet d’un autre article, si vous êtes intéressés.

Pour autant, il ne faut pas l’utiliser à toutes les sauces ! La fonction n’affiche que des données brutes, avec peu d’options de présentation. Si la mise en forme est importante, pensez peut-être à des approches « Sous-formulaire ou sous-état ».